Guia CRM do zero: entenda, implemente e aproveite na prática

Imagine sua empresa recebendo dez, vinte, cinquenta novos contatos por semana. Agora pense: onde estão anotados esses nomes, e-mails e telefones? Em uma planilha, no WhatsApp, algum caderno, ou simplesmente na cabeça? Se você nunca ouviu falar de CRM, funil de vendas, leads ou automação comercial, saiba que está no lugar certo. Este guia vai desenhar o caminho para quem está começando, usando palavras simples, exemplos práticos e ferramentas que realmente funcionam.

Ah, e se parecer difícil, não se preocupe: a Newcore Marketing está pronta para ser sua guia, desde o primeiro passo até a criação de uma estrutura de vendas estável e escalável.

Por que falar de CRM hoje?

A pesquisa do Martech Zone deixa claro: 70% dos clientes esperam que sua experiência seja fluida em todos os canais. Ou seja: do WhatsApp ao Instagram, do formulário ao e-mail, tudo precisa se conectar. Mas, segundo o Mundo do Marketing, 32% das empresas nem usam um sistema de CRM, o que mostra o tamanho da oportunidade perdida.

Gerenciar contatos, entender exatamente em qual etapa do funil cada oportunidade está e registrar qualquer interação feita nunca foi tão necessário. Além disso, a Grandview Research e Capterra revelam que 91% das empresas com mais de 10 funcionários usam uma ferramenta de relacionamento. Quem ainda resiste, acaba sentindo no bolso – já que empresas com CRM relatam aumentos consideráveis de vendas e retenção de clientes, como apresentado pela Clientar CRM.

O que é CRM?

A sigla vem de “Customer Relationship Management”, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente. Mesmo que pareça complicado, CRM nada mais é do que um sistema para organizar contatos, oportunidades e interações. Pense em uma agenda digital de negócios, mas feita para registrar tudo o que acontece entre sua empresa e seus clientes e prospects.

Não é sobre vender mais. É sobre vender melhor, para quem realmente quer comprar.

Nesse sistema podem entrar ferramentas robustas, como Chatwoot, Kommo, RD Station, ou até mesmo versões simples para quem está começando. O segredo está em controlar o processo, e não apenas “deixar rolar”.

Para quem o CRM faz diferença?

Talvez você fique imaginando: “isso é só para empresas grandes ou para quem tem milhares de contatos”. Mas studies mostram que até pequenas empresas sentem diferença, porque a organização de informações e a centralização dos dados evitam perda de oportunidades.

Microempreendedores que vendem por WhatsApp e não têm controle de quem já recebeu proposta;
Pequenas equipes comerciais que dependem de indicados e não conseguem prever metas;
Negócios locais que ganham escala rápida, mas se perdem no volume de novos clientes;
Empresas crescendo e começando a investir em tráfego pago, querendo saber o que realmente retorna vendas.

O CRM serve para todos que querem mais clareza, controle, escala e menos esforço com tarefas repetitivas. E, logicamente, também para transformar o relacionamento em mais vendas, como sempre lembramos aqui na Newcore Marketing.

Como funciona o funil de vendas

Antes de entender o sistema, é bom saber para quê serve. O funil de vendas é só um jeito visual (e muito eficiente) de acompanhar a jornada do cliente.

Topo do funil: novos interessados, visitantes do site, quem baixou seu e-book ou preencheu um formulário.
Meio do funil: já conhecem sua empresa, receberam uma ligação ou proposta, começam a considerar sua solução.
Fundo do funil: quem está quase fechando negócio, aguardando um contrato, um detalhe ou um empurrão.

O segredo é ir movendo cada contato de uma etapa para outra. Assim, fica fácil enxergar o que está parado, o que depende de acompanhamento e onde estão as maiores chances de novas vendas.

Como um CRM ajuda no dia a dia

Centraliza as informações: tudo num só lugar.
Permite histórico: quem falou, quando, sobre o quê.
Automatiza tarefas: lembretes, e-mails, agendamentos automáticos.
Dá clareza: relatório de leads, propostas enviadas, conversão de vendas.
Melhora comunicação: e-mails, WhatsApp, SMS, tudo integrado ao cadastro do contato.

Segundo estudo mencionado pela Martech Zone, empresas que usam CRM ganharam até 50% a mais em vendas e 45% a mais de retenção. É um número considerável, sobretudo para quem compete com negócios maiores ou quer expandir sua fatia do mercado.

Tipos de CRM: não existe só um jeito

Existem dezenas de plataformas de CRM. Algumas muito conhecidas, como RD Station, Chatwoot, Kommo, Salesforce entre outras. Cada uma tem sua proposta, preços, pontos fortes e limitações.

Não espere achar uma ferramenta universal. O que funciona para uma clínica pode não servir para um e-commerce, e o que atende uma startup local pode ser exagero para um negócio regional.

Os principais tipos

CRM Operacional: foco em automação de processos comerciais e tarefas do dia a dia.
CRM Analítico: traz relatórios, gráficos, insights e previsões.
CRM Colaborativo: integra equipes de vendas, marketing e pós-venda.

Há softwares que tentam ser tudo ao mesmo tempo, enquanto outros preferem ser mais leves e específicos. Chatwoot, por exemplo, se destaca na comunicação multicanal, ideal para empresas que recebem muitos contatos vindos de WhatsApp ou chat do site. Kommo, conhecido antes como amoCRM, tem força nos funis de vendas altamente customizáveis e integrações nativas. Já o RD Station se tornou forte no Brasil focando em inbound marketing, integrando geração de leads, automação e CRM em um só ambiente.

Só que, na experiência da Newcore Marketing, o mais importante é pensar no controle e organização acima de tudo. Até porque, sistema complicado demais só atrapalha no começo.

Primeiros passos: da teoria à prática

Agora vem a parte interessante. Você já sabe para que serve. Mas… por onde começar?

Organize a bagunça existente: junte todos os contatos de planilhas, e-mails, Instagram, WhatsApp. Vá atrás dos históricos. Só isso já traz uma sensação de controle e perspectiva.
Pense no fluxo ideal: desenhe, nem que seja à mão, as etapas pelas quais cada novo contato deveria passar até virar cliente. Evite criar um funil com mais de 5-6 etapas no início.
Escolha uma ferramenta: para começar, busque por CRMs simples, intuitivos e com boa documentação em português. Chatwoot e Kommo dão conta do recado para a maioria das pequenas empresas.
Importe os contatos: quase todo CRM aceita importar arquivos CSV ou planilhas do Excel. Faça isso para já ganhar tração logo de cara.
Defina quem faz o quê: se tem mais de uma pessoa na equipe, evite que todo mundo mexa em tudo. Divida responsabilidades: quem registra, quem liga, quem envia propostas.
Integre os canais que fizerem sentido: WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger, formulário do site… quanto mais centralizado melhor.
Acompanhe e ajuste: CRM bom é aquele que a equipe realmente usa. Tudo bem mudar uma etapa ou outra depois de alguns dias!

A jornada de um lead: do contato até a venda

Quando falamos de leads, falamos de pessoas ou empresas que demonstraram algum interesse. E cada lead percorre “o caminho” do funil, passando dos primeiros contatos à conclusão da venda.

Veja como exemplificar o fluxo de um lead típico:

Alguém preenche um formulário no seu site buscando mais informações sobre um serviço.
Esse contato cai automaticamente no CRM e é classificado como “Novo Lead”.
Você (ou alguém da equipe) faz um contato inicial via WhatsApp, telefone ou e-mail. Dependendo da resposta, move o lead para a próxima etapa: “Em abordagem”.
Se houver interesse, agenda uma reunião, envia proposta ou orçamento – e assim transporta o lead para a etapa de “Proposta enviada”.
O lead pensa, compara, tira dúvidas… você pode marcar lembretes de acompanhamento no CRM.
Finalmente, o negócio fecha (ou não). O software muda o status para “Ganhou” ou “Perdeu”. Cada passagem fica registrada e vira estatística para próximos meses.

Parece simples, mas quase ninguém segue esse caminho sem alguma estrutura. E quem não acompanha de perto acaba perdendo oportunidades valiosas.

Um lead abandonado pode custar mais caro do que parece.

Integração com canais de contato: o segredo para não perder leads

O CRM de verdade é aquele que conversa com todos os canais que sua empresa usa para se comunicar. Um estudo da Salesforce mostrou: consumidores trocam de canal o tempo todo e esperam respostas rápidas. Se alguém manda uma mensagem no Instagram e depois responde por e-mail, o ideal é ver todo o histórico centralizado.

Muitos negócios têm dificuldades porque atendem leads em um canal, “esquecem” do restante, e depois perdem completamente o fio da meada. Com integrações multicanais, como as feitas por Chatwoot, Kommo ou até plataformas nacionais como a RD Station, tudo fica registrado. Isso vale mais do que parece.

Automatização: o CRM que trabalha por você

A grande diferença de um CRM moderno está em automatizar tarefas que ninguém quer (nem deve) fazer manualmente todos os dias. Por exemplo:

Enviar e-mails automáticos de agendamento;
Disparar lembretes para prospecção de leads inativos;
Marcar tarefas recorrentes para a equipe comercial;
Atualizar o status dos leads baseado em ações (como respostas em e-mail ou WhatsApp);
Registrar trocas de arquivos e contratos automaticamente.

Automação bem feita torna a equipe mais estratégica. O comercial deixa de ser só operacional e ganha tempo para entender, ouvir, negociar e, claro, vender melhor.

Indicadores e relatórios: como saber se está dando certo

Só faz sentido investir tempo e energia em CRM se você acompanhar os resultados, não acha? Felizmente, todo software oferece dashboards ou relatórios, mostrando:

Número de leads ativos, em cada etapa do funil;
Taxa de conversão de propostas em vendas;
Tempo médio de fechamento;
Principais canais de entrada de leads;
Motivos dos negócios não fechados.

Com essas informações em mãos, é possível ajustar a abordagem da equipe, investir mais nos canais certos, enxugar etapas do funil ou até testar abordagens diferentes.

E, falando em inovação, novidades tecnológicas mudam rápido. Por isso que a Newcore Marketing mantém um registro público com lançamentos e melhorias, inclusive em integrações e notificações para CRMs e automações.

Cuidados e mitos sobre CRM

A verdade nua e crua? CRM não faz milagre. Implementar um sistema sem uma cultura de acompanhamento e sem engajar a equipe não passa de mudança superficial.

Veja alguns dos principais mitos e armadilhas:

“O sistema faz tudo sozinho”: é preciso disciplina e atualização constante de informações.
“Quanto mais etapas melhor”: excesso complica a rotina e desestimula o uso.
“É só para equipe comercial”: atendimento, marketing, pós-venda e até financeiro se beneficiam de um CRM bem integrado.
“Só empresas grandes precisam disso”: negócios pequenos ganham tempo e foco – e crescem mais rápido ao usar!
“É caro e difícil”: existem softwares com versões gratuitas e ferramentas em conta, tudo depende da dica certa e do parceiro que entende seu momento.

Como escolher um CRM: fatores práticos

Com tantas opções no mercado, inclusive gratuitas, vale olhar para alguns fatores práticos antes de bater o martelo:

Facilidade de uso e suporte em português;
Integração com canais e ferramentas já usados (como WhatsApp, e-mail, redes sociais);
Recursos de automação e alertas personalizados;
Possibilidade de adaptar fluxos e etapas conforme seu negócio cresce;
Histórico de atualizações (fique de olho em plataformas paradas no tempo);
Preço compatível e plano escalável;
Capacidade de segmentar leads e clientes com diferentes tags ou filtros.

RD Station e Kommo têm planos voltados para o público brasileiro, com documentações extensas e integrações fáceis. Mas, na prática, a escolha ideal é aquela que resolve seu problema no curto prazo, mas não engessa o crescimento futuro.

Se bater dúvida, um especialista ajuda a não dar um passo maior que a perna nem ficar preso em soluções que não dão resultado. E nesse ponto, a Newcore Marketing pode ajudar – encaixando o sistema, a automação e o treinamento que sua equipe precisa.

Implantação de CRM: evitando a “síndrome da gaveta”

Não basta escolher e instalar. Segundo a Clientar CRM, muitas empresas caem na armadilha de “empilhar sistemas” e acabam deixando o CRM esquecido.

Para fugir desse risco:

Forme um(a) líder de implantação – alguém que centralize as dúvidas e facilite o engajamento;
Crie manuais internos ou vídeos curtos mostrando como usar;
Defina rotinas diárias ou semanais para atualizar os dados;

Mais vale um sistema simples e movimento, do que um software caro só coletando poeira.

Aliás, quem quiser exemplos de uso no dia a dia pode encontrar ideias, roteiros e experiências reais no blog da Newcore Marketing.

Boas práticas para o sucesso do funil

Mantenha poucas etapas e revise sempre;
Nunca deixe leads sem resposta por mais de 24h;
Envolva o time em reuniões curtas semanais para checar métricas e aprender juntos;
Use etiquetas e tags para segmentar diferentes perfis de leads;
Estimule feedback – pergunte à equipe o que está funcionando (ou não);
Integre o CRM com automações sempre que possível para ganhar tempo;
Confirme que todos entendem as etapas do funil e a diferença de cada uma;

Quando procurar ajuda profissional

Se tudo ainda parece complicado ou se há medo de errar na escolha, conte com um parceiro que entende do assunto. Empresas que buscam estrutura e previsibilidade comercial podem contar com a Newcore Marketing, capaz de mapear processos, conectar canais, criar automações, treinar equipes e acompanhar resultados na prática.

Aliás, grandes players do mercado nacional (86%, segundo pesquisa da CNI), já investem fortemente em tecnologia, como CRM, justamente para garantir crescimento estável e adaptação rápida ao consumidor digital. O segredo está em fazer isso mesmo em menor escala, já a partir de agora.

E para quem gosta de acompanhar novidades, mudanças e integrações, as notificações personalizáveis permitem saber em tempo real o que está acontecendo com cada lead ou etapa do funil.

Conclusão: CRM, funil, leads e o próximo passo

Transformar desconhecidos em clientes fiéis não depende de fórmulas mágicas nem de grandes investimentos. Depende de organização, clareza e, principalmente, de estrutura para acompanhar oportunidades todas as semanas.

Ao longo deste guia, mostramos que CRM não é sinônimo de sistemas complexos, mas da criação de uma cultura focada em relacionamento e previsibilidade. Do funil de vendas à automação e análise, qualquer pequena ou média empresa pode – e deve – começar já.

Sua próxima venda não pode depender da sorte.

Se precisar de um parceiro especializado, que já ajudou empresas a transformar leads em clientes com resultados palpáveis, fale com a Newcore Marketing. Vamos juntos montar sua máquina de vendas, do zero à escala.

Perguntas frequentes sobre CRM e funil de vendas

O que é um CRM e para que serve?

CRM significa Gestão de Relacionamento com o Cliente. É uma plataforma para reunir e organizar todos os dados de contatos, clientes e oportunidades em um único lugar. Serve para registrar cada interação com os leads (potenciais clientes), acompanhar as etapas do funil de vendas, automatizar tarefas comerciais e garantir que nenhuma oportunidade passe despercebida. Além disso, o CRM facilita o trabalho em equipe, melhora o atendimento e permite analisar resultados de vendas, contribuindo para um processo comercial mais seguro e previsível.

Como implementar um CRM para vendas?

O primeiro passo é reunir todos os contatos, planilhas e históricos espalhados em diferentes canais. Em seguida, desenhe um funil de vendas simples (com até 5 etapas para começar). Escolha um software de CRM que seja fácil de usar, preferencialmente em português e com boa integração aos canais que sua empresa já utiliza. Importe os dados e distribua responsabilidades entre a equipe. Para garantir a adoção, crie rotinas de uso diário e ofereça treinamentos curtos e práticos. Ajuste e evolua o processo conforme surgem novas necessidades — e, caso pareça complicado, conte com uma consultoria como a Newcore Marketing para direcionar cada etapa.

Quais são as etapas do funil de vendas?

Um funil típico possui três grandes fases: topo (atração), meio (consideração) e fundo (decisão/fechamento). No topo, concentram-se novos leads, visitantes e interessados. No meio, estão os contatos já em abordagem, qualificando o interesse. No fundo, aparecem propostas enviadas, negociações e a fase de fechamento, seja positivo ou negativo. Algumas empresas criam subdivisões, mas o segredo é manter a simplicidade e migrar os leads de etapa em etapa conforme avançam na jornada.

Qual CRM é melhor: Chatwoot, Kommo ou RD Station?

Chatwoot se destaca para equipes que recebem muitos contatos por múltiplos canais (WhatsApp, site, redes sociais), facilitando tudo em uma só tela. Kommo (antigo amoCRM) é excelente para personalizar funis de vendas e conta com automações rápidas de configurar. O RD Station agrega muito para quem investe em inbound marketing, já que une automação de marketing, geração de leads e gestão comercial. A melhor escolha depende da rotina da sua empresa, quantidade e origem dos leads e do grau de automação que você busca. Na dúvida, a Newcore Marketing pode ajudar a analisar o cenário e recomendar a opção mais alinhada ao seu momento, com integração e treinamento inclusos.

Como captar e organizar leads no CRM?

A primeira etapa é integrar os canais de entrada de leads – formulário do site, WhatsApp, redes sociais, campanhas de anúncios, eventos. Utilize automações sempre que possível para inserir dados automaticamente. No CRM, classifique cada lead assim que ele chega, preenchendo nome, contato e observações importantes. Use etiquetas (tags) para segmentar por interesse, origem ou perfil. Mova os leads pelo funil com base nas respostas e mantenha todo o histórico de interações atualizado. Assim, nenhum contato é esquecido e o acompanhamento fica muito mais fácil, aumentando as chances reais de conversão.